Automatisierung ohne KI: Wenn der Küchenhelfer besser ist als der Sternekoch
Jeder redet über KI. Aber was, wenn Sie für Ihre Probleme gar keinen Michelin-Koch brauchen, sondern einfach nur einen verdammt guten Dosenöffner?
Lassen Sie mich raten: In den letzten Monaten sind Sie von allen Seiten mit KI bombardiert worden. ChatGPT hier, künstliche Intelligenz da, und plötzlich soll alles "smart" und "intelligent" werden. Selbst die Kaffeemaschine will neuerdings Ihre Stimmung erkennen.
Aber hier ist die Wahrheit, die in letzter Zeit immer weniger Beachtung findet: Die meisten Probleme in kleinen und mittelständischen Unternehmen brauchen überhaupt keine KI. Sie brauchen einfach nur gute, solide Automatisierung.
Was ist regelbasierte Automatisierung überhaupt?
Stellen Sie sich vor, Sie backen jeden Morgen Brötchen. Immer dasselbe Rezept: 500g Mehl, 300ml Wasser, 10g Salz, 20g Hefe. Jeden Tag dieselben Schritte. Jeden Tag dasselbe Ergebnis.
Genau so funktioniert regelbasierte Automatisierung. WENN etwas passiert, DANN mache das. Keine Grübeleien, kein "Hmm, vielleicht sollte ich heute mal...". Einfach klare Regeln, die immer gleich ablaufen.
Beispiel aus dem echten Leben:
- →WENN eine Rechnung per E-Mail kommt, DANN speichere sie automatisch im richtigen Ordner
- →WENN ein Kunde ein Formular ausfüllt, DANN erstelle einen Eintrag im CRM
- →WENN es 17 Uhr ist, DANN erstelle einen Tagesbericht
Das ist wie eine Reihe von Dominosteinen: Der erste fällt um, und der Rest passiert von selbst. Kein Nachdenken nötig, kein "Lernen". Einfach verlässliche Abläufe.
Warum regelbasierte Automatisierung oft die bessere Wahl ist
1. Sie ist vorhersehbar (und das ist gut!)
KI ist wie ein kreativer Praktikant: Manchmal brillant, manchmal... nun ja. Regelbasierte Automatisierung ist wie der langjährige Mitarbeiter, der seinen Job im Schlaf beherrscht. Immer gleich, immer zuverlässig.
Wenn Ihre Buchhaltung heute anders läuft als gestern, haben Sie ein Problem. Wenn Ihre Kundenanfragen zufällig mal hier und mal da landen, haben Sie ein Problem. Bei kritischen Prozessen wollen Sie keine Überraschungen.
2. Sie ist transparent
Jeder in Ihrem Team kann verstehen, was passiert:
"Ach so, wenn eine Bestellung reinkommt, wird automatisch eine Auftragsbestätigung verschickt!"
"Ah, verstehe, alle PDFs aus diesem Postfach landen im Buchhaltungsordner!"
Versuchen Sie mal zu erklären, warum eine KI gerade diesen Vorschlag gemacht hat. Viel Spaß dabei.
3. Sie kostet einen Bruchteil
Eine KI-Lösung zu betreiben und zu warten ist wie ein Sportwagen: teuer in Anschaffung und Unterhalt. Regelbasierte Automatisierung ist wie ein solider Kombi: macht den Job, kostet nicht die Welt.
Wo regelbasierte Automatisierung im Alltag glänzt
Beispiel 1: Der E-Mail-Wahnsinn in der Buchhaltung
Das Problem:
Ihre Buchhalterin Marie verbringt jeden Morgen 45 Minuten damit, Rechnungen aus verschiedenen E-Mail-Postfächern zu sammeln, umzubenennen und in den richtigen Ordnern abzulegen.
Die Automatisierung:
- Alle Rechnungen werden automatisch erkannt (Anhänge mit "Rechnung" im Betreff oder PDF-Anhänge)
- Sie werden nach einem festen Schema umbenannt: "2024-11-20_LieferantXY_RE123456.pdf"
- Sie landen automatisch im richtigen Ordner auf dem Server
- Marie bekommt eine Zusammenfassung: "Heute 7 neue Rechnungen"
Ergebnis:
Marie hat 45 Minuten mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben: das Gespräch mit Lieferanten, das Klären von Unstimmigkeiten, die strategische Finanzplanung.
Beispiel 2: Der Onboarding-Marathon
Das Problem:
Wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, muss Ihre HR-Managerin an 15 verschiedene Stellen denken: E-Mail-Account anlegen, in Slack einladen, Zugang zur Zeiterfassung, Willkommensmail, Checkliste verschicken, Termin mit IT, Geburtstag im Kalender...
Die Automatisierung:
- E-Mail-Account wird beantragt
- Automatische Einladungen gehen raus
- Checklisten werden erstellt und verteilt
- Kalendereinträge entstehen
- Der IT-Kollege bekommt ein Ticket
- Am ersten Tag: Automatische Willkommensmail mit allen wichtigen Infos
Ergebnis:
Nichts wird vergessen, neue Mitarbeiter fühlen sich willkommen, und HR kann sich auf das Menschliche konzentrieren.
Die Werkzeugkiste: Tools für regelbasierte Automatisierung
Sie brauchen keine Programmierkenntnisse, um mit diesen Tools zu arbeiten (aber es hilft, jemanden zu haben, der sich damit auskennt):
n8n – Der Open-Source-Champion
Wie ein digitaler Baukasten: Sie verbinden verschiedene Apps und Dienste mit einer visuellen Oberfläche. Besonders gut für Teams, die ihre Daten bei sich behalten wollen.
Typischer Einsatz:
Komplexe Workflows, die mehrere Ihrer eigenen Systeme verbinden
Make (früher Integromat) – Der Visuelle
Funktioniert ähnlich wie n8n, aber mit besonders schöner Oberfläche. Sie sehen Ihre Automatisierung wie ein Flussdiagramm.
Typischer Einsatz:
Verbindung zwischen Cloud-Tools (Ihr CRM + Ihr E-Mail-Tool + Ihre Buchhaltungssoftware)
Zapier – Der Einfache
Der Klassiker: "Wenn dies in App A passiert, mache jenes in App B". Sehr einsteigerfreundlich.
Typischer Einsatz:
Schnelle Verbindungen zwischen zwei, drei Apps
Microsoft Power Automate – Der Konzern-Freund
Wenn Sie ohnehin in der Microsoft-Welt leben (Office 365, Teams, SharePoint), ist dies Ihre natürliche Wahl.
Typischer Einsatz:
Alles rund um Microsoft 365 und SharePoint
Python-Skripte – Der Maßschneider
Manchmal braucht es individuelle Lösungen. Mit Python lässt sich fast alles automatisieren, was einen Computer angeht.
Typischer Einsatz:
Spezielle Anforderungen, komplexe Datenverarbeitung, Systeme ohne fertige Schnittstellen
Der Unterschied: Mitarbeiterzentrierte Automatisierung
Hier ist der Punkt, an dem sich die Spreu vom Weizen trennt: Automatisierung MIT den Menschen, nicht GEGEN sie.
Zu oft erlebe ich es: Da kommt ein IT-Dienstleister, sitzt eine Woche mit der Geschäftsführung zusammen, und dann wird den Mitarbeitern ein neues System vorgesetzt. "So, ab jetzt läuft das so!" Resultat? Widerstand, Frustration, und das System wird boykottiert oder nur halbherzig genutzt.
Mein Ansatz ist anders:
1. Gemeinsame Analyse
Ich setze mich mit Ihren Mitarbeitern zusammen, mit denen, die den Job jeden Tag machen. Marie aus der Buchhaltung weiß am besten, wo der Schuh drückt. Thomas aus dem Vertrieb kann am genauesten sagen, welche Schritte ihn nerven.
Wir sammeln gemeinsam:
- →Welche Aufgaben sind repetitiv und nerven?
- →Wo passieren häufig Fehler, weil Menschen müde werden?
- →Wo geht Zeit verloren, die man besser nutzen könnte?
2. Gemeinsame Entwicklung
Die Mitarbeiter sind von Anfang an dabei. Sie sehen, wie ihre Ideen umgesetzt werden. Sie können Feedback geben: "Das wäre noch praktischer, wenn..." oder "Hier fehlt noch dieser Schritt..."
3. Schulung und Übergabe
Am Ende verstehen Ihre Mitarbeiter das System. Sie können kleine Anpassungen selbst machen. Sie sind nicht abhängig von einem externen Dienstleister für jeden Handgriff.
Ende-zu-Ende: Von der Idee bis zum laufenden Betrieb
Als Entwickler mit Erfahrung in Automatisierung und Prozessoptimierung biete ich Ihnen den kompletten Service:
Phase 01: Analyse
- •Workshops mit Ihren Teams
- •Identifikation der größten Zeitfresser
- •Priorisierung nach Aufwand und Nutzen
Phase 02: Konzept
- •Detaillierte Planung der Automatisierungen
- •Auswahl der passenden Tools
- •Klare Roadmap mit Meilensteinen
Phase 03: Umsetzung
- •Entwicklung der Automatisierungen
- •Regelmäßige Tests mit Ihren Mitarbeitern
- •Iterative Verbesserungen
Phase 04: Schulung und Übergabe
- •Training Ihrer Mitarbeiter
- •Dokumentation
- •Übergabe für den eigenständigen Betrieb
Phase 05: Betrieb und Support
- •Wartung und Updates
- •Anpassungen bei sich ändernden Anforderungen
- •Support bei Problemen
Das Beste: Sie behalten die Kontrolle
Anders als bei vielen Cloud-Lösungen, bei denen Sie nicht wissen, wo Ihre Daten landen, können wir die Automatisierungen häufig auf Ihrer eigenen Infrastruktur aufsetzen. Ihre Daten bleiben bei Ihnen. Sie sind nicht abhängig von externen Diensten.
Und wenn Sie doch Cloud-Tools nutzen wollen (weil sie manchmal einfach praktischer sind), wählen wir gemeinsam DSGVO-konforme Lösungen mit Servern in Europa.
Fazit: Manchmal braucht es keine Rakete
KI ist großartig. Für bestimmte Aufgaben. Aber für 80% der Automatisierungspotenziale in kleinen und mittelständischen Unternehmen brauchen Sie keine künstliche Intelligenz. Sie brauchen kluge, regelbasierte Automatisierung, die:
- Zuverlässig funktioniert
- Von Ihren Mitarbeitern verstanden wird
- Bezahlbar ist
- Wartbar bleibt
- Ihre Teams befähigt statt ersetzt
Ihre Mitarbeiter gewinnen Zeit für die wirklich wichtigen Dinge: Kundenkontakt, Kreativität, Problemlösung, strategisches Denken, all das, was Menschen besser können als jede Maschine.
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